企業の人事部門を支援するパートナー
株式会社エマ・パートナーズ

個人情報保護の理念

株式会社エマ・パートナーズ（以下、当社）は、給与計算業務、人事労務コンサルティングを事業の核とした事業活動を行っています。事業活動を通じてお客様から取得する個人情報、特定個人情報（マイナンバー）及び当社従業員の個人情報、特定個人情報（以下、「個人情報等」という。）は、当社にとって重要な情報資産であり、その個人情報等を確実に保護することは、当社の重要な社会的責務と認識しております。

したがって、当社は、事業活動を通じて取得する個人情報等を、以下の方針に従って取り扱い、個人情報保護に関して、お客様及び当社従業員への「安心」の提供及び社会的責務を果たしていきます。

方針

1. 個人情報等の取得、利用及び提供に関して

   • 適法、かつ、公正な手段によって個人情報等を取得いたします。
   • 利用目的の達成に必要な範囲内で、個人情報等を利用いたします。
   • 個人情報等を第三者に提供する場合には、事前に本人の同意を取ります。
   • 取得した個人情報等の目的外利用はいたしません。
   • 目的外利用を行わない為の措置を講じます。
   • 個人情報等の目的外利用の必要が生じた場合は新たな利用目的の再同意を得た上で利用いたします。

2. 法令、国が定める指針その他の規範（以下、「法令等」という。）に関して

   個人情報等を取り扱う事業に関連する法令等を常に把握することに努め、当社事業に従事する従業員（以下、「従業員」という）、取引先に周知し遵守いたします。

3. 個人情報等の安全管理に関して

   • 漏えい防止について、コンピュータ、ネットワーク及び施設、設備に適切な対策を実施いたします。
   • 滅失又はき損を確実に防止するために、災害、障害等に備えます。かつ情報のバックアップを行い、万一に備えます。
   • 点検を実施し、発見された違反、事件及び事故に対して、速やかにこれを是正するとともに、弱点に対する予防処置を実施いたします。
   • 安全に関する教育を、従業員、取引先に徹底いたします。

4. 苦情・相談に関して

   お問合せについて、適切かつ速やかに対応いたします。

5. 継続的改善に関して

   • 当社の個人情報保護マネジメントシステムは、個人情報保護方針達成のため、内部規程遵守状況を監視及び監査し、違反、事件、事故及び弱点の発見に努め、経営者による見直しを実施いたします。これを管理策及び内部規程に反映し、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善に努めます。
   • 改善においては、法令等及びJIS Q 15001に準拠いたします。

個人情報の取扱いについて

当社は個人情報を次の利用目的の範囲で利用いたします。

対象	利用目的
お取引先に関する情報	お取引先およびお取引先従業員様からのお問い合わせやご依頼などの連絡やサービスのご案内のため 物品発注など各種サービスの提供を受けるため（社内に関すること）
弊社への採用応募の方の情報	ご提出された履歴書および面接で得た情報により、行動履歴等を分析し採用検討有無に利用いたします。
役員及び在籍されている従業員（退職者含む）の個人情報	人事労務管理および勤怠管理のため 社会保険や源泉所得税及び地方税などの諸手続きおよび健康診断など福利厚生のため
委託された事業に関わる個人情報	【給与および退職金計算関連業務】 業務委託契約に基づき、委託元の役員様・従業員様の給与および退職金計算のため 所得税および個人地方税に関わる事務のため

特定個人情報の取扱いについて

当社は特定個人情報を次の利用目的の範囲で利用いたします。

対象	利用目的
当社役員・従業員の方および扶養親族の方	法定調書および源泉徴収に関する事務 地方税法に基づく住民税に関する事務 社会保険関係事務および労働保険に関する事務 その他番号法に定める特定個人情報の提供を受けることが出来る関連事務
委託された事業に関わる特定個人情報	法定調書および源泉徴収に関する事務 地方税法に基づく住民税に関する事務 社会保険関係事務および労働保険に関する事務 その他番号法に定める特定個人情報の提供を受けることが出来る関連事務

情報取得の目的

お客様により良いサービスを提供させていただくため給与計算業務に必要な情報を取得させていただいております。

情報の利用・委託・提供

弊社では、お客様が同意されている場合を除いて、お客様の情報を利用したり、外部に提供することはございません。
「お取引先情報」については、上記の利用目的の範囲内において、個人情報の取り扱いを委託する場合がございます。
「委託された事業に関わる個人情報」については、委託元の合意を得ず、委託元の従業者の皆さまの個人情報を利用したり、外部に委託、提供することはございません。

情報の管理方法

お客様の情報を正確、最新なものにするよう常に適切な措置を講じています。また、お客様の情報への不当なアクセスなどが行われることを防止するため、万全を尽くしています。

安全管理措置について

1. 基本方針の策定

   個人データの適正な取扱いの確保のため、法令・ガイドライン等を遵守し、相談および苦情等の窓口について基本方針を策定しています。

2. 個人データの取扱いに係る規律の整備

   個人情報取扱規程により取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について策定しています。

3. 組織的安全管理措置

   個人データの取扱いに関する責任者を設置し、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
   法や取扱規程に違反している事実等を把握した場合の責任者への報告体制を整備しています。
   個人データの取扱状況について、定期的に点検実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4. 人的安全管理措置

   個人データの取扱いについて、従業者に定期的な教育を実施しています。
   個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載するとともに、入社時及び退職時に誓約書を受領しています。

5. 物理的安全管理措置

   個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
   個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
   当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが漏えいしない措置を実施しています。
   個人データおよび個人データを取り扱う機器・電子媒体等の廃棄について、復元できない措置を実施しています。

6. 技術的安全管理措置

   アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
   個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

7. 外的環境の把握

   委託先における個人データの安全管理に係る基本方針・取扱規程や実施体制の整備状況、経営の健全性等、委託先選定の基準を定め、委託先を選定
   定期的に監査を実施し、委託内容等の見直し及び評価を実施しています。

仮名加工情報の取扱いについて

弊社は、仮名加工情報の取扱いをしておりません。
仮名加工情報とは、個人情報保護法に定める他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいいます。

Cookieについて

弊社ウエブサイト中にCookie（クッキー）を利用しておりません。

開示等の請求手続き

当社がご本人様又はその代理人様から、当社が保有する開示対象個人情報に関して(1)開示のご請求、(2)利用目的の通知のご請求、(3)訂正のご請求、(4)追加のご請求、(5)消去のご請求、(6)利用停止又は第三者提供の停止のご請求等（以下(1)から(6)を総称して「開示等のご請求」といいます。）にご対応させていただく場合の手続きは、下記のとおりです。

1. 開示等の請求の申出先

開示等のご請求については、個人情報開示等請求書に必要書類を添付の上、郵送によりお願いいたします。請求書を当社へ郵送する際には、配達記録郵便や簡易書留郵便など、配達の記録が確認できる方法にてお願いいたします。なお、封筒に朱書きで「個人情報請求書在中」とお書き添えいただければ幸いです。

2. 開示等の請求における提出書面

開示等のご請求を行う場合は、個人情報開示等請求書に所定の事項を全てご記入の上、以下のいずれか１点の本人様が確認できる下記の書類（コピー）を同封してご郵送ください。

• 運転免許証
• 住民票の写し
• 健康保険証の被保険者証
• マイナンバーカード（顔写真の面）

※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意ください。

3．代理人様による開示等のご請求

開示等のご請求をすることについて代理人様に委任する場合は、個人情報開示等請求書に加えて、下記の書類をご同封ください。

1. 代理人様本人であることを確認するための書類（コピー）
   運転免許証、住民票の写し、健康保険証の被保険者証、マイナンバーカード（顔写真の面）のいずれか１点
   ※コピーは本籍地を塗りつぶしたものをご用意下さい。
2. 委任状（ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑登録証明書を添付してください。代理人様が親権者などの法定代理人のときは、委任状に代えて、ご本人様との関係がわかる書類をご提出いただくことも可能です。）

4. 開示、利用目的の通知のご請求に関する手数料

個人情報の開示及び利用目的の通知をご請求する場合、１回の請求ごとに、600円（税込）の手数料をいただきます。
600円分の郵便定額小為替を提出書類にご同封ください。
郵便定額小為替のご購入のための料金及び当社への郵送料はお客様にてご負担ください。
なお、手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、開示、利用目的の通知は致しかねますので、ご注意ください。

5. 開示等のご請求に対する回答方法

請求者の請求書記載住所宛に書面によってご回答いたします。

ご不明な点および苦情・相談などがございましたら下記窓口までご連絡下さい。

認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会（JIPDEC）

苦情の解決の申出先

個人情報保護苦情相談室

住所

〒106-0032
東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル内

電話番号

03-5860-7565
0120-700-779
※当社の商品・サービスに関するお問合せ先ではございません。
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